Candidate Journey
Phasen, Ziele und Erfolgsmessung

Candidate Journey hei├čt w├Ârtlich: die Reise der Kandidat:innen. Das ist der Weg der Bewerber:innen ├╝ber die ganze Strecke des Bewerbungsverfahrens. Die Reise beginnt mit dem ersten Interesse f├╝r eine freie Stelle und endet mit der Einarbeitung in die Position. Das Thema Candidate Journey klingt so ├Ąhnlich wie Customer Journey (die Reise der Kund:innen). Das ist kein Zufall. In beiden F├Ąllen geht es um die Bindung an eine Kommunikation und um das Interesse f├╝r ein Angebot. Schlie├člich erw├Ąchst daraus die Chance auf einen Vertragsabschluss. Im Falle der Candidate Journey betrachten wir die Bewerber:innen als ÔÇ×Kund:innen“, die eine gute Erfahrung machen sollen. Ziel der Candidate Journey ist eine positive Candidate Experience, die zu einer gelungenen Anstellung f├╝hrt.

Eine Frau in einem B├╝ro steht vor einem Whiteboard und h├Ąlt eine Pr├Ąsentation vor einer Gruppe von Menschen.

Der Unterschied zwischen
Candidate Journey und Candidate Experience

Die Candidate Experience bezeichnet das pers├Ânliche und subjektive Erleben der Kandidat:innen in der Gesamtheit der Candidate Journey. Eine Candidate Journey kann zum Beispiel in den Journey Touchpoints sauber definiert sein, w├Ąhrend die Candidate Experience negativ erlebt wird. Unternehmen sollten stets die Perspektive ihrer Bewerber:innen einnehmen und deren Werte und Interessen kennen. So kann die Candidate Journey an den Werten und Interessen ausgerichtet werden. Das beginnt bei der Suche nach dem passenden Arbeitgeber und hilft bei der Optimierung im gesamten Prozess. Das wichtigste Ziel einer perfekten Candidate Journey bleibt, die Kandidat:innen ├╝ber den gesamten Weg der Bewerbung bei der Stange zu halten und f├╝r den Antritt der Stelle zu motivieren. Die Candidate Journey sollte ├╝ber alle Touchpoints hinweg eine positive Candidate Experience erzeugen.

Warum und f├╝r wen
ist die Candidate Journey wichtig?

Die Candidate Journey vermittelt potenziellen Bewerber:innen und Neuank├Âmmlingen den ber├╝hmten ersten Eindruck. Im derzeitigen Rennen um Fachkr├Ąfte m├╝ssen Unternehmen sehr auf diesen ersten positiven Eindruck bedacht sein. Angestrebt wird nat├╝rlich ein positiver Eindruck. Denn jedes vorzeitige Abspringen von aussichtsreichen Bewerber:innen im Bewerbungsprozess w├Ąre besonders ├Ąrgerlich. F├╝r Unternehmen ist es wichtig, der Candidate Journey gro├če Aufmerksamkeit zu schenken und sie stetig zu optimieren. Der Nutzen f├╝r die Kandidat:innen ist ein angenehmer Einstieg ins Unternehmen. Wenn die Gesamtheit der Candidate Journey ├╝ber alle Phasen der Wahrnehmung in einem einheitlichen Prozess positiv erlebt wird, st├Ąrkt das die Bindung der zuk├╝nftigen Mitarbeiter:innen an das Unternehmen als Arbeitgeber.

Ist die Candidate Journey ein
Teil der Employer Brand?

Ja – die Candidate Journey und die Candidate Experience ber├╝hren die Werte ihrer Zielgruppe und der Arbeitgebermarke. Im Idealfall wurden im Prozess des Employer Brandings eine oder mehrere Candidate Personas definiert. Eine positive Candidate Experience vermittelt den Kandidat:innen noch vor der Einstellung ein Gef├╝hl der ├ťbereinstimmung und Wertsch├Ątzung. f├╝r ihre Bewerbung. Au├čerdem wird das Unternehmen von Anfang an als transparent und solide wahr genommen. In einer optimal gestalteten Candidate Journey erleben potenzielle Bewerber:innen bereits den Auftritt des Unternehmens und der Arbeitgebermarke. Ist die Candidate Experience positiv, dann f├Ârdert es die langfristige Bindung der Bewerber:inen an das Unternehmen. Deshalb ist die Candidate Journey immer auch ein definierter Bestandteil des Employer Brandings.

Was ist eine Candidate Persona?

Eine Hand w├Ąhlt einen Holzblock mit dem Symbol eines roten Mannes aus einer Reihe von Bl├Âcken mit verschiedenen Symbolen. Dies symbolisiert den Auswahlprozess in der Candidate Journey.

Eine Candidate Persona ist eine idealisierte Modell- Person. Sie steht f├╝r alle Eigenschaften und F├Ąhigkeiten, die der ideale Bewerber oder die ideale Bewerberin hat oder haben soll. Zugleich hilft die Candidate Persona als Modell, die Zielgruppe in Ihren Lebenswerten und Interessen zu verstehen. Wurde eine Candidate Persona erarbeitet, l├Ąsst sich die Candidate Journey perfekt darauf abstimmen.

Ein Beispiel f├╝r eine Candidate Persona: ÔÇ×Unser idealer Bewerber ist zwischen 30 und 35 Jahre alt, sehr technikaffin und sportbegeistert. Er kann ein Studium im technischen Bereich abgeschlossen haben, es ist aber nicht zwingend erforderlich. Er interessiert sich als Early Adopter immer sehr f├╝r die neuesten technischen Gadgets. Dabei ist ihm Lifestyle durchaus wichtig. Er bevorzugt Mannschaftssportarten als Fan, oder er betreibt sie auch aktiv. Er ist karriereorientiert und legt Wert auf Funktionalit├Ąt und ├ťberblick in seinem Job und im Leben.“

Es f├Ąllt jetzt viel leichter, die Candidate Journey von der Ansprache bis zum Onboarding auf die Candidate Persona abzustimmen.

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Wir unterst├╝tzen Sie gerne bei der Entwicklung Ihrer Personalmarketing-Strategie.

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Phasen und Journey Touchpoints
einer Candidate Journey

Wie das Wort Journey schon nahe legt, ist ein Bewerbungsverfahren kein ad-hoc-Ereignis, sondern eine Reise. Der Reisef├╝hrer ist der Arbeitgeber, der durch das Bewerbungsverfahren leitet. Die perfekte Kandidat:innen. -Reise ist laut Definition in sechs Phasen unterteilt. Die Phasen sollten m├Âglichst reibungslos und als positive Erfahrung von potenziellen Bewerber:innen erlebt werden. Den Bewerber:innen begegnen dabei Stationen, die als sogenannte Candidate Journey Touchpoints definiert sind. Wie die Phasen und die h├Ąufigsten Touchpoints in der Praxis gestaltet sind, entscheidet oft ├╝ber den Erfolg der Bewerbung. Sie nehmen aber auch Einfluss auf die Qualit├Ąt der Bewerber. Zudem sagen sie etwas ├╝ber die Kultur des Unternehmens als Arbeitgeber aus und kommunizieren die Wertsch├Ątzung f├╝r das Interesse der Bewerber:innen.

Per Definition: Was sind die sechs Phasen der Candidate Journey?

  • In der ersten Phase wirkt die Anziehung oder das Interesse. Hier werden Bewerber:innen auf eine gezielte Kommunikation aufmerksam. Vielleicht lesen sie eine Stellenanzeige. Oder sie erfahren etwas von einem Bekannten oder bei einem Messebesuch. Oft begegnen sie im ersten Kontakt einer Employer Branding Kampagne eines Arbeitgebers.
  • In der zweiten Phase geht es um Information. Die Bewerber:innen besuchen zum Beispiel die Karriere-Website des Unternehmens. Hier informieren Sie sich.
  • Dann erreichen Sie die dritte Phase. Zu diesem Zeitpunkt treten sie mit dem Unternehmen in Kontakt. Der Bewerbungsprozess beginnt.
  • In der vierten Phase beginnt die Auswahlphase, die Einladung zum Interview und die Gespr├Ąche mit Kandidat:innen. Schlie├člich kommt es zum Vertrag. Man wird sich einig.
  • Die f├╝nfte Phase betrifft das strukturierte Onboarding als Prozess. Hier werden die Neuank├Âmmlinge mit dem Unternehmen vertraut gemacht, vorgestellt und eingearbeitet.
  • Die sechste Phase beschreibt die Bindung und die Candidate Experience in den ersten Monaten nach Antritt der Stelle.
Eine Hand h├Ąlt einen Holzblock mit einem Zielscheiben-Symbol, w├Ąhrend eine Reihe von Bl├Âcken mit Pfeilsymbolen davor liegt. Dies symbolisiert die sechs Phasen der Candidate Journey

Wie lassen sich die sechs
Phasen der Candidate Journey optimieren?

Die sechs Phasen der Candidate Journey haben einen direkten Einfluss auf eine positive Candidate Experience. Dar├╝ber hinaus bef├Ârdern sie die Motivation und das Interesse der Bewerber:innen, bei der Bewerbung am Ball zu bleiben.

Grafik der Candidate Journey, die den Verlauf eines Bewerbers von der Aufmerksamkeit bis zum Offboarding darstellt. Oben sind Gedankenblasen mit typischen Fragen und ├ťberlegungen der Bewerber in den verschiedenen Phasen zu sehen. Darunter verl├Ąuft ein Diagramm, das die Phasen Aufmerksamkeit, ├ťberlegung, Interesse, Bewerbung, Auswahl, Bindung und Offboarding beschreibt, begleitet von verschiedenen digitalen und pers├Ânlichen Touchpoints, die in jeder Phase eine Rolle spielen.

Die erste Phase: Bewusstsein wecken und Interessen treffen

Hier geht es um eine gelungene Kommunikation zum Start. Ein Employer Branding-Prozess hat Zielgruppen genau analysiert und in Candidate Personas herausgearbeitet. Was ist typisch an den Kandidat:innen, die wir ansprechen wollen? Welcher sozialen Schicht geh├Âren sie an? Was sind ihre Werte, Qualifikationen und Interessen? Stellenanzeigen, Ansprachen und Werbekampagnen sind ma├čgeschneidert. Ton und Gestaltung treffen die Lebenswelt der potenziellen Bewerber:innen genau. Zudem sind die Kontaktpunkte mit einer Mediastrategie gut gew├Ąhlt. Die Kandidat:innen f├╝hlen sich angesprochen und werden neugierig auf die n├Ąchste Phase.

Die zweite Phase: Informationen zug├Ąnglich machen und den Entschluss f├Ârdern

Hier sollte der Kandidat oder die Kandidatin m├Âglichst ├╝bersichtlich und unkompliziert wichtige Informationen erhalten. Zumeist wird daf├╝r von einer Stellenanzeige auf eine Karriereseite verlinkt. Hier stellt sich der Arbeitgeber vor. Die Bewerber:innen erfahren etwas ├╝ber die Vision des Unternehmens, ├╝ber Benefits und Perspektiven, ├╝ber die Art der T├Ątigkeit und ├╝ber die Anforderungen an Bewerber:innen.

Die dritte Phase: den Kontakt bereitstellen und zur Bewerbung leiten

Hier kommt es besonders auf technische Sauberkeit und unkomplizierte Bedienung an. Das Ausf├╝llen eines Bewerbungsformulars muss einfach zu machen sein. Die H├╝rden zu Kontaktaufnahme sollten niederschwellig bleiben. F├╝r den Lebenslauf oder das Anschreiben sollten die einfachsten Tools bereit stehen. Alle Kontaktadressen sind leicht zug├Ąnglich und lesbar zu halten. Idealer Weise pr├Ąsentiert sich das Unternehmen mit Fotos und Namen der HR-Verantwortlichen. Wichtig dar├╝ber hinaus sind eine sofortige Best├Ątigung des Bewerbungseingangs und eine verbindliche Zusage von Fristen und Terminen zum weiteren Bewerbungsprozess.

Die vierte Phase: die Auswahl transparent halten und Wertsch├Ątzung kommunizieren

In dieser Phase der Candidate Journey sind zwei Dinge wichtig: Die zugesagten Termine zum Feedback sollten eingehalten werden. Kandidat:innen, denen abgesagt werden muss, sollten dies genauso wertsch├Ątzend und fristgerecht erfahren wie die angenommenen. Stehen Termine f├╝r tieferreichende Bewerbungsgespr├Ąche und Interviews an, sind diese ebenfalls fristgerecht zu kommunizieren. Transparenz, Verl├Ąsslichkeit und Freundlichkeit wirken hier ├╝ber alle Candidate Touchpoints bis zur erfolgreichen Aush├Ąndigung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.

Die f├╝nfte Phase: das strukturierte Onboarding

In dieser Phase beginnt die unmittelbare Candidate Experience im Innern des Unternehmens. Hierf├╝r sind Zeit und Kapazit├Ąten einzuplanen. Jeden Tag prasseln neue Namen, neue Gesichter und neue Aufgaben auf neue Mitarbeiter:innen ein. Diese Phase des Onboardings gilt es strukturiert, freundlich und planvoll zu gestalten. Die Neuank├Âmmlinge d├╝rfen sich mit der Geschichte des Unternehmens und mit den einzelnen Abteilungen tiefer vertraut machen. Ein herzlicher Willkommensgru├č und freundliche Empfangsrituale werden idealer Weise von einer Person begleitet, die auf das Onboarding von Mitarbeitern spezialisiert ist. Sinn und Ziel eines strukturierten Onboardings in der Candidate Journey ist es, den Neuank├Âmmlingen ein wertsch├Ątzendes Willkommensgef├╝hl zu vermitteln.

Die sechste Phase: das Eingew├Âhnen und die Probezeit

In dieser letzten Phase der Candidate Journey gilt es, die neuen Mitarbeiter:innen gut in die Prozesse einzubinden. Im Idealfall passt der Neuank├Âmmling gut auf die Stelle und erlebt seinen t├Ąglichen Einsatz als motivierend und perspektivreich. Offenbaren sich Reibungspunkte oder Missverst├Ąndnisse, helfen offenen Ohren, Aufmerksamkeit und eine offene Kommunikationskultur. In dieser Phase ist es wichtig, dass Kollegen oder Vorgesetzte regelm├Ą├čig aktiv nach dem Befinden fragen oder ein Probezeit-Gespr├Ąchstermin anbieten. So werden eventuell bestehende Schwierigkeiten oder Konflikte erkannt und konstruktiv neutralisiert.

Die technischen und menschlichen
Touchpoints der Candidate Journey

Beleuchten wir zun├Ąchst die technische Seite: Die allermeisten Bewerbungsprozesse beginnen heute auf digitalem Weg. Am ersten Ber├╝hrungspunkt steht oft eine Stellenanzeige auf Online-Jobb├Ârsen. Oder Sie machen in Social Media-Kan├Ąlen mittels Employer Branding-Kampagnen auf freie Stellen aufmerksam. Dementsprechend beginnt beinahe jede Candidate Journey f├╝r potenzielle Bewerber:innen oft mit dem Lesen einer Stellenanzeige. Diese erscheint entweder online oder in einem Printmedium. Hier folgt oft der Hinweis, eine Karriere-Website des Unternehmens zu besuchen. An dieser Stelle gilt es, die Perspektive des potenziellen Bewerbers oder der Bewerberin einzunehmen und sich selbst folgende Fragen zu beantworten:

  • Ist die Stellenanzeige schnell zu erfassen und unmissverst├Ąndlich formuliert?
  • Beantwortet die Anzeige oder die Karriere-Website die wichtigsten Fragen der Bewerber:innen?
  • Sind die Kontaktkan├Ąle vollst├Ąndig und jederzeit gut sichtbar platziert?
  • Funktionieren Links, Applikationen oder Weiterleitungen fehlerfrei und reibungslos
    in allen Browsern und Endger├Ąten?
  • Sind alle Telefonnummern oder E-Mail-Adressen aktuell und erreichbar?
  • Sind Bewerbungsformulare unkompliziert und schnell auszuf├╝llen?
  • Bekommen potenzielle Kandidat:innen ein Feedback, dass Ihre Bewerbung eingegangen ist?

K├Ânnen alle diese Fragen mit Ja beantwortet werden, dann funktioniert die digitale Candidate Journey korrekt und sauber. Die Bewerber:innen bekommen den ersten guten Eindruck, dass sie es mit einem handwerklich soliden und seri├Âsen Unternehmen zu tun haben.

Checkliste f├╝r einen reibungslosen Bewerbungsprozess Vorlage

Was sind die menschlichen Candidate Touchpoints in der Candidate Journey?

Diese Frage ber├╝hrt alle Situationen, in denen Kandidat:innen direkt angesprochen werden: am Telefon, per E-Mail, auf Messen, per Brief, im Interview, per Video-Call oder pers├Ânlich. Und in der f├╝nften und sechsten Phase wirken das Betriebsklima und die Unternehmenskultur als Ganzes. Transparenz, Wertsch├Ątzung, Offenheit und Freundlichkeit stehen hier an erster Stelle. HR-Verantwortliche sollten immer bedenken, dass sich in der derzeitigen Fachkr├Ąftesituation die ÔÇ×Beweislast“ ausgeglichen hat. Es sind nicht mehr nur die Bewerber:innen, die beweisen m├╝ssen, wie gut sie zum Unternehmen passen. Vielmehr m├╝ssen sich die Unternehmen ebenso bei den Fachkr├Ąften bewerben. Die Candidate Journey bietet mit den menschlichen Touchpoints die Gelegenheit, sich in der Unternehmenskultur von der besten Seite zu zeigen.

Was ist eine
positive Candidate Experience?

Eine Candidate Experience wird positiv erlebt, wenn die gesamte Candidate Journey technisch fehlerfrei, in den Terminen verl├Ąsslich und in der Ansprache transparent und authentisch verl├Ąuft. Dar├╝ber hinaus wirkt es sich positiv aus, wenn das menschliche Auftreten und der Umgang mit den Kandidat:innen h├Ąlt, was die Arbeitgebermarke in Kampagnen verspricht.
Das I-T├╝pfelchen auf eine positive Candidate Experience ist nat├╝rlich ein Arbeitsvertrag zu beiderseitiger Zufriedenheit und ein gelungenes und strukturiertes Onboarding in das Unternehmen.

KPIs: Ist die Qualit├Ąt
einer Candidate Journey messbar?

Das Messen und st├Ąndige Optimieren der Candidate Journey und der Candidate Experience ist nicht nur m├Âglich, sondern w├╝nschenswert. Hierbei bieten sich grob drei Felder der Aufmerksamkeit an:

1. Das Dashboard der Karriere-Website und Trackingtools f├╝r die digitale Candidate Journey

Wie schon erw├Ąhnt laufen viele Bewerbungsprozesse heute online ab. Das gilt zumindest bis zur ersten schriftlichen oder m├╝ndlichen Kontaktaufnahme in der ersten bis dritten Phase der Candidate Journey. Hauptzielpunkt und Zentrale f├╝r potenzielle Bewerber:innen ist dabei die Karriere-Website des Arbeitgebers. Hier sollten die KPIs ├╝berwacht werden,
die auch f├╝r Online-Shops gelten:

  • Traffic/Returning Visitors: Die Zahl der Neubesucher:innen und Wiederkehrer:innen gibt Ihnen Auskunft ├╝ber die allgemeine Auffindbarkeit Ihrer Webseite und ob Ihr SEO-Ranking und die Keyword-Strategie gut arbeitet.
  • Traffic-Points und Absprungraten: Die Zahl der Klicks auf verschiedene Artikel und Bereiche zeigt Ihnen, welche Inhalte von besonderem Interesse sind und welche zum Abspringen f├╝hren.
  • Verweildauer: Die Verweildauer pro Seite oder Leseabschnitt gibt Aufschluss ├╝ber das Leseverhalten und Interessen Ihrer Zielgruppe.
  • Conversion Rate: Das Verh├Ąltnis zwischen den Besucher:innen der Website und der Zahl der konkreten Bewerbungen zeigt Ihnen, ob Ihr Angebot die gew├╝nschte Reaktion hervorruft und ob Anpassungen bei der Usability notwendig sind. Zus├Ątzlich zu den KPIs ist die Auswertung der Nutzerstr├Âme mit Hilfe des Trackings wichtig, um zu verstehen, auf welchen Wegen und Kan├Ąlen Ihre Zielgruppe zu Ihnen gelangt.

2. Das Candidate Journey Mapping f├╝r alle wesentlichen Kontaktpunkte mit ihrer Arbeitgebermarke

Das Candidate Journey Mapping als Methode liegt nicht einfach so vor. Es muss analytisch erstellt werden. Im Effekt zeigen sich die Phasen der Candidate Journey im Kontext zu den h├Ąufigsten Ber├╝hrungspunkten von Kandidat:innen mit Ihrer Arbeitgebermarke. Die Methode hat dabei einen Doppelnutzen: Zum einen visualisiert sie das komplexe Geflecht der gesamten Kommunikation. Zum anderen l├Ąsst sie sich als Leitmodell auf die Bed├╝rfnisse der Zielgruppe und des Unternehmens zuschneiden. Dabei fungiert sie als ÔÇ×Roadmap“ f├╝r den idealen und effizientesten Weg vom ersten Kontakt bis zur Bewerbung.

3. Fragen, R├╝ckfragen und Interviews zur Candidate Journey

Wer viel fragt, bekommt viele Antworten. Deshalb bietet es sich an , die Kandidat:innen selbst nach ihrem Weg zu befragen. M├Âgliche Fragen hierbei lauten:

  • Wie haben Sie von unserem Stellenangebot erfahren?
  • Empfinden Sie unsere Employer Brand als authentisch und zum Unternehmen passend?
  • Sind Sie zufrieden mit unserem Bewerbungsverfahren?
  • Was k├Ânnte ihrer Meinung nach noch besser laufen?
  • Wie vertrauensw├╝rdig finden Sie den Auftritt unserer Karriere-Website?

Die st├Ąndige Beobachtung der Candidate Journey am Dashboard, in Befragungen oder im Journey Mapping gibt messbaren Aufschluss ├╝ber die IST-Situation. Heraus lassen sich unmittelbar R├╝ckschl├╝sse auf die Qualit├Ąt der Candidate Journey ziehen.

Wie transportiert die
Candidate Journey die Arbeitgebermarke?

Die Phasen einer Candidate Journey und jeder einzelne Journey Touchpoint vermitteln immer auch eine Botschaft. Was die Kandidat:innen bei den Candidate Touchpoints erleben, spricht f├╝r die Unternehmenskultur. Zum Beispiel erz├Ąhlt das reibungslose Funktionieren einer digitalen Verlinkung zum Bewerbungsformular etwas ├╝ber die Professionalit├Ąt des Unternehmens. W├Ąhrend ein Fehler, der bei der Verlinkung in eine digitale Sackgasse f├╝hrt, einen nachl├Ąssigen oder handwerklich schluderigen Eindruck hinterl├Ąsst. Werden Zusagen und Fristen p├╝nktlich kommuniziert und eingehalten, f├╝hlen sich Bewerber:innen wertgesch├Ątzt. Wird ein Kandidat:innen-Interview in der Atmosph├Ąre eines beh├Ârdlichen Verh├Ârs gef├╝hrt, wirkt sich das negativ auf die Candidate Experience aus.

So kann index sie f├╝r die
optimale Candidate Journey unterst├╝tzen

Die Index Gruppe ist seit 30 Jahren Pionier, Entwickler, Vorreiter und Optimierer im digitalen HR-Business.
Wir sind eine preisgekr├Ânte Agentur f├╝r Employer Branding und geh├Âren zu den europ├Ąischen Marktf├╝hrern in der HR-Marktforschung und der Stellenmarktauswertung. Zu unseren Kernkompetenzen geh├Âren Beratung und Full-Service bei der
Datenimplementierung in HR-Prozesse sowie bei der Entwicklung von Arbeitgebermarken.

Hierbei bieten wir Full-Service bei der Erstellung von F├╝hrungsleitlinien, Candidate Personas, Arbeitgeberkampagnen bis zur schl├╝sselfertigen Gestaltung und Programmierung Ihrer Karriere-Website.

Gerne beraten wir Sie auch zur Einbindung von KI-Tools und Software als Candidate Journey Anwendung wie onlyfy und zu Themen wie ÔÇ×strukturierter onboarden mit Personio“.

Timo von T├╝mpling

Timo von T├╝mpling

Autor

Timo von T├╝mpling arbeitet seit 2023 als Konzeptioner, Texter und Redakteur f├╝r index. Seine spezialisierte Dom├Ąne Personalmarketing und Employer Branding f├╝gt sich ein in ├╝ber 20 Jahre Berufserfahrung im Bereich Corporate Publishing, Kreation und Kampagne in digitalen und klassischen Formaten f├╝r ├Âffentliche und private Unternehmen.

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