Active Sourcing

Active Sourcing
als Teil eines
umfassenden Recruitings

Was hat es mit Active Sourcing auf sich? Wie kann man es definieren und welche können angewandt werden? Welche Bedeutung hat es im Recruiting und wie sieht ein idealer Active Sourcing Prozess aus? In diesem Ratgeberartikel werden wir Sie ganzheitlich zu diesem Thema informieren und sämtliche Fragen beantworten. Beginnen wir zunächst mit einer Definition.

Active Sourcing Definition

Active Sourcing ist eine moderne Form des Recruitings, bei der Unternehmen nicht einfach auf den Eingang von Bewerbungen warten, sondern aktiv in den Recruitingprozess eingreifen, indem sie selber nach geeigneten Kandidaten suchen und diese kontaktieren. Gerade in Bereichen, in denen es an Fachkräften mangelt, wie beispielsweise im Ingenieurwesen, in der Mathematik, IT oder Naturwissenschaften ist der direkte Kontaktaufbau ein sehr bewährtes Mittel, um im War for Talents die Oberhand zu gewinnen. Im Optimalfall werden potentielle Kandidaten bereits aktiv angeschrieben, bevor konkurrierende Unternehmen sie überhaupt entdecken. Mit Active Sourcing sparen Personalverantwortliche Zeit und Geld, da sie den Bewerberpool und damit den Kreis an adäquaten Kandidierenden effektiv einschränken und selbst bestimmen. Das Aussortieren von Bewerbungen gespickt mit Rechtschreibfehlern oder mit bereits hundertfach gesehenen Standardfloskeln der Marke „hiermit bewerbe ich mich“ entfällt demnach. Der Recruitingprozess gestaltet sich insgesamt kürzer und dank sorgfältiger Auswahl der Kandidierenden effektiver.
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Hinweis: Active Sourcing und Social Media Recruiting sind nicht das gleiche!

Entgegen der häufigen Annahme, dass es sich bei Active Sourcing und Social Media Recruiting um Synonyme handelt, sind dies zwei voneinander trennbare Begriffe. Während Active Sourcing sich lediglich mit der Kontaktsuche und Kontaktansprache beschäftigt, ist Social Media Recruiting allumfassender und vereint einen Großteil des Personalmarketings. Man kann Active Sourcing aber als einen Bestandteil des Social Media Recruiting sehen.
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Welche Active Sourcing Methoden sind sinnvoll?

Von Fachnetzwerken über Social Media und Lebenslaufdatenbanken – Personalverantwortliche haben eine Vielzahl an Active Sourcing Kanälen und Quellen, aus denen sie Bewerber schöpfen können. Erste und populärste Anlaufstellen sind die bekannten Business-Netzwerke Xing und LinkedIn, denn hier ergeben sich ganz offensichtlich die vielversprechendsten Chancen. Nicht nur die Vielzahl registrierter Personen, die erreicht werden kann, ist lukrativ, sondern insbesondere auch die Eingrenzung des Suchspektrums. Personalverantwortliche können ganz gezielt nach Branchen, nach Wohnorten der Nutzer, Berufserfahrungen, Verfügbarkeit und vielem mehr suchen. Somit ist es zum Beispiel eine sehr erfolgsversprechende Active Sourcing Methode sich zunächst jene Kandidaten zu notieren, welche auch angegeben haben, dass sie tatsächlich an einem neuen Job interessiert sind bzw. sie sich gerade auf Jobsuche befinden. Xing und LinkedIn bieten hierfür eine nützliche Filteroption. Gerade diese Herangehensweise ist auch wichtig, um hochqualifizierte Kandidaten nicht zu verprellen, denn High Potentials aus den gefragtesten Bereichen wie Vertrieb, Informatik oder Elektrotechnik sehen sich des Öfteren einer Schwemme von Anfragen ausgeliefert.
An dieser Stelle also folgender Tipp: Es ist durchaus notwendig, sich ein Netzwerk aufzubauen, um durch eine Vielzahl an Kandidaten den maximalen Erfolg zu schöpfen, noch wichtiger ist jedoch das sorgfältige Studieren der Profilseiten. Die Fragen, die sich Personalverantwortliche dabei stets stellen sollten, lauten:

  • Erfüllt der Kandidat die notwendigen Anforderungen?
  • Ist das Unternehmen für den Kandidaten in erreichbarer Nähe?
  • Hat der Kandidat überhaupt Interesse an einer neuen Arbeitsstelle?

So lässt sich nach und nach ein Talent Pool auffüllen, der nur potentiell passende Kandidaten enthält. Der Talent Pool wird dann zu einer wichtigen Datenbank mit qualifizierten Personen. Müssen Positionen zeitnahe besetzt werden, können Personalmanager direkt in der Datenbank suchen.

Um einen Talent Pool aufzubauen, empfiehlt sich folgende Herangehensweise:

  • Die eigenen Mitarbeiter einsetzen: Mitarbeiterempfehlungsprogramme eignen sich hervorragend als Active Sourcing Methode, um entweder direkt neue Mitarbeiter zu bekommen oder die Datenbank zu vergrößern.
  • Alumni-Netzwerke: Personen, die bereits im Unternehmen gearbeitet haben, müssen nicht für immer fortbleiben. Häufig kehren diese als sogenannte „Bumerang-Mitarbeiter“ ins Unternehmen zurück. Vor allem zu Praktikanten und Werkstudenten kann es sich lohnen, den Kontakt aufrechtzuerhalten.
  • Bewerberdaten: Ein Bewerber, der einmal für eine Stelle abgelehnt wurde, kann zu einem späteren Zeitpunkt eventuell für eine andere Position infrage kommen. Es ist daher sinnvoll Bewerbungsunterlagen, sofern der Bewerber einwilligt, noch etwas aufzubewahren.

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Forschungsstand: Active Sourcing liegt im Trend – Deutschland hinkt jedoch etwas hinterher

In unserem index Recruiting Report 2017 / 2018 haben wir das Thema Active Sourcing bereits beleuchtet. Die Studie umfasste 1.959 Teilnehmer aus acht europäischen Ländern.

Top 5 Recruiting Maßnahmen

Nach der Studie gehört Active Sourcing zu den TOP 5 Recruiting Maßnahmen. 42% der befragten Unternehmen (+6%) gaben an, Active Sourcing als Recruiting-Maßnahme zu nutzen.
Interessant ist auch, dass Unternehmen mehr auf eigene aktive Rekrutierung setzen als auf den Einsatz von externen Headhuntern. Zudem konnte ein Zuwachs in den TOP Recruiting Trends festgestellt werden. Von allen befragten gaben 33% der Unternehmen an, dass sie Active Sourcing als TOP-Recruiting Trend sehen (3% mehr als 2 Jahre zuvor).

Trotz des Trends ist Deutschland etwas nachlässig. Im Jahr 2017 bildeten Schweden, Belgien und Frankreich die Speerspitze. Deutschland belegt den drittletzten Platz. In der Schweiz nutzt nur ein Drittel der befragten Unternehmen Active Sourcing als Recruiting Instrument.

Active Sourcing internationaler Vergleich
Prozentuale Verteilung Neueinstellungen und Recruitingmaßnahme

Interessant ist unterdessen der Rekrutierungserfolg. Obwohl Active Sourcing in der Fachpresse so gelobt wird, gaben die befragten Unternehmen an, dass über Active Sourcing nur 6 % neue Mitarbeiter rekrutiert werden konnten. Die klassische Stellenanzeige mit 42% nimmt den größten Recruiting-Erfolg ein.

Die Studie der Universität Bamberg zum Thema Social Recruiting und Active Sourcing aus letztem Jahr gibt ebenfalls spannende Aufschlüsse. Hierbei wurden 1000 deutsche Unternehmen (Rücklaufquote 11,7%) und 300 Unternehmen aus der IT Branche (Rücklaufquote 13%) befragt.

Eine interessante Erkenntnis aus der Studie ist, dass die Zahl der Kandidaten, die lieber von Unternehmen kontaktiert werden als sich selbst zu bewerben, stark gestiegen ist. Waren es 2012 noch 39,9%, sind es 2017 schon 59,1% gewesen.

Erstaunlich ist das Ergebnis zur Budgetfrage. Hier antworteten 54,8% von den 1000 Unternehmen, dass sie kein Budget jährlich für Active Sourcing einplanen würden. 11,3% geben bis zu 4.999 Euro aus, 19,4% geben bis zu 9.999 Euro aus und 8,1% der Studienteilnehmer haben sogar mehr als 50.000 Euro pro Jahr geplant.
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Der erfolgreichste Active Sourcing Kanal – von Angesicht zu Angesicht

Anhand der Studie ließen sich auch die erfolgreichsten Active Sourcing Kanäle herauskristallisieren. Verblüffend dabei ist, dass nicht die sozialen Netzwerke hervorgehoben werden, sondern Recruiting Events als erfolgreichste Sourcing-Kanäle mit den meisten Neueinstellungen betitelt werden. Grund dafür ist, dass viele Kandidaten der Meinung sind, dass sie zu viele irrelevante Anfragen erhalten oder dass der Wunscharbeitgeber gar kein Active Sourcing betreibt. Auch ist die Befürchtung hoch, vom aktuellen Arbeitgeber gefunden zu werden.
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So gestalten Sie Ihren Active Sourcing Prozess mit Erfolgsaussicht

Neue Mitarbeiter mittels direkter Ansprachen über das Internet zu gewinnen, ist also gar nicht so leicht. Um möglichst viele Neueinstellungen zu erreichen, braucht es einen Active Sourcing Prozess. Die performantesten Unternehmen in dieser Hinsicht (so die Studie der Universität Bamberg) schulen ihre Mitarbeiter, definieren Zielgruppen und passen Anschreiben individuell an. Diese Aufgaben sollten im Active Sourcing Prozess fest implementiert sein.

So kann ein Active Sourcing Prozess aussehen

  1. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und schaffen Sie eine Sensibilität für dieses Thema.
  2. Erstellen Sie eine Active Sourcing Strategie. Dabei sollten Sie sich mit den anderen Personalbeschaffungsmaßnahmen abstimmen und sich der Vorteile Ihrer Arbeitgebermarke bewusstwerden. Obwohl Kandidaten direkt kontaktiert werden, ist es auch immer noch hilfreich eine Stellenanzeige vorzubereiten, anhand derer Sie die Stelle erklären können.
  3. Planen Sie Ihre Kontaktanfragen. Überlegen Sie sich genau, welche Active Sourcing Kanäle für Sie am vielversprechendsten sind. Legen Sie Kommunikationsmittel fest, überlegen Sie, wie Sie einen Talent Pool anlegen möchten und führen Sie sich die eingangs beschriebenen Active Sourcing Methoden vor Augen. Manche Anbieter stellen auch Active Sourcing Tools zur Verfügung. Mitunter kann ein Check über die Verwendung dieser Tools hilfreich sein.
  4. Das Vorbereiten der Suche: Definieren Sie Keywords, mit denen Sie Ihre Kandidaten finden wollen. Fragen Sie sich am besten, worunter der passende Kandidat wohl am ehesten zu finden ist. Legen Sie außerdem einen Zeitplan und Ziele fest. Wie lange möchten Sie den Active Sourcing Prozess betreiben und wie viele Kandidaten wollen Sie akquirieren?
  5. Die Suche: Beginnen Sie Ihre Suche auf den bereits definierten Plattformen. Testen Sie dabei verschiedene Active Sourcing Tools, Filteroptionen und Herangehensweisen. Sie können sich durch Unternehmensseiten und mit interessanten Kandidaten vernetzte Personen durchklicken und somit ganze Portale „abgrasen“.
  6. Die Kontaktaufnahme: Seien Sie sich im Klaren darüber, dass Active Sourcing nur dann etwas bringt, wenn Sie den Kandidaten auf ganz individuelle Weise anschreiben. Versenden Sie keine Sammelanschreiben.
  7. Bewerberkommunikation: Hat sich ein Kandidat zurückgemeldet, präsentieren Sie ihm Ihr Stellenangebot. Vereinbaren Sie dazu am besten ein kurzes Telefonat.
  8. Hat per Telefon alles gepasst, empfiehlt sich die Planung eines persönlichen Interviews.

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Fazit zum Active Sourcing

Wie wir gesehen haben, ist Active Sourcing kein Thema, das man „mal eben so macht“. Es braucht eine ausgeklügelte Strategie und die richtige Herangehensweise. Die wichtigsten Dinge sind das sorgfältige Aussuchen der Kandidaten und das individuelle Anschreiben mit der Bindung an die Arbeitgebermarke. So wird Active Sourcing zum Erfolg.
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Z U R Ü C K   Z U R   Ü B E R S I C H T

Fotos: index GmbH, Koroll

Sascha Neter

Wollen Sie wissen, was index für Sie zu diesem Thema tun kann? Dann rufen Sie uns an oder schreiben Sie eine Mail.

Sascha Neter
Consultant & Sales Manager
030-390 88 178
s.neter@index.de

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