Die größte Herausforderung für Personalverantwortliche

Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung ist ein elementarer Bestandteil des Personalwesens. Darunter wird die Rekrutierung, also die Personalgewinnung, durch interne und externe Methoden verstanden. Das Ziel ist die Sicherung eines zuvor erhobenen Bedarfs an Personal. Dabei unterscheidet man zwischen dem quantitativen und qualitativen Bedarf: Während es bei ersterem um die Größe des Personalbestands geht, bezieht sich der qualitative Bedarf auf die Fertigkeiten, über die die Mitarbeiter verfügen.

Definition, Methoden und Hintergründe

Aufgabe der Personalbeschaffung ist die bedarfsgerechte Versorgung des Betriebs mit qualifizierten und kostengünstigen Arbeitskräften. Dafür gibt es verschiedene Wege, die von der Optimierung von Stellenanzeigen, dem Redesign der Karriere-Seite bis zur Direktansprache von Bewerbern reichen. Wichtig: Die eingesetzten Maßnahmen sollten sich nach der Zielgruppe richten, die angesprochen werden soll! Aber selbstverständlich haben auch die Branche, das zur Verfügung stehende Budget und die eigene Unternehmenskultur Einfluss darauf.

Die Gründe für einen höheren Personalbedarf sind unterschiedlicher Natur. Unternehmen in einer guten Wachstums- und Konjunktursituation benötigen neue Fachkräfte beispielsweise, um das Produkt weiterzuentwickeln, Projekte umzusetzen und neue Aufträge an Land zu ziehen. Zudem kann es sein, dass das fachliche Know-how durch das derzeitige Personal nicht genügend abgedeckt wird. Somit werden neue Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten benötigt. Egal, was der Grund ist: Die Personalbeschaffung wird in jedem Unternehmen einmal notwendig und kann entweder intern oder extern erfolgen.
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So unterscheiden sich interne und externe Personalbeschaffung

Interne Personalbeschaffung

Als interne Personalbeschaffung bezeichnet man die Neubesetzung einer Position durch einen vorhandenen Mitarbeitern. In größeren Betrieben erfolgt diese über eine interne Stellenausschreibung, in kleineren reichen gewöhnlich Absprachen zwischen der HR-Abteilung, Geschäftsetage und dem jeweiligen Kandidaten. Bei der internen Personalbeschaffung werden alle Möglichkeiten des Recruitings innerhalb des Unternehmens ausgeschöpft. Dazu gehören zum Beispiel die Personalentwicklung, wenn Mitarbeiter für neue Aufgaben gezielt ausgewählt und geschult werden.

Die interne Personalgewinnung hat den Vorteil, dass sich Mitarbeiter und Unternehmen bereits bekannt sind. Die Einarbeitung ist somit ein wenig schneller und auch die kulturelle Passung, der sogenannte Cultural Fit, ist in der Regel gewährleistet. In der Praxis ist es natürlich nicht möglich, jede Stelle intern zu besetzen – ansonsten würde kein Unternehmen wachsen.
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Externe Personalbeschaffung

Bei der externen Personalbeschaffung wird die Stelle durch einen Mitarbeiter besetzt, der bislang nicht zur Belegschaft gehört hat. Die meistgenutzten Quellen, um Stellenanzeigen zu schalten sind Online-Jobbörsen. Daneben ist das Inserat meist auf der eigenen Firmen-Website zu finden; auch am Recruiting über Social Media probiert man sich häufiger – gerade hier per Active Sourcing, also per Direktansprache von potenziellen Bewerbern. Außerdem wird, trotz digitalen Zeitalters, immer noch eine nicht unbedeutende Menge an Anzeigen in Print-Zeitungen veröffentlicht.
Ziel ist es natürlich, dass sich möglichst viele geeignete Mitarbeiter auf die ausgeschriebene Stelle bewerben. Dafür sollte die Stellenausschreibung informativ und ansprechend aufbereitet sein, sodass sie die Aufmerksamkeit der Bewerber auf sich lenkt. Einen deutlichen Aufruf zum Bewerben sollte sie ebenfalls enthalten.

Kurzfristige Kapazitätsengpässe können durch Mitarbeiter aus Zeitarbeitsfirmen gedeckt werden, indem qualifizierte Fachkräfte auf Zeit eingestellt werden. Der große Vorteil der Zeitarbeit liegt darin, dass die Mitarbeiter nicht auf Dauer beschäftigt sind. Wenn kein Bedarf mehr besteht, kann der Vertrag unter Einhaltung von kurzen Kündigungsfristen aufgelöst werden. Wer dagegen langfristig Personal sucht, entscheidet sich vermutlich eher für eine klassische Neueinstellung. Dann kann es sich, gerade bei besonders schwer zu besetzenden Positionen, lohnen, eine Personalberatung hinzuziehen.
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5 elementare Schritte in der Personalbeschaffung

Obwohl es verschiedene Methoden der Personalbeschaffung gibt, kann der Ablauf generell in fünf Schritte unterteilt werden:

1. Anforderungsprofil erstellen

Am Anfang jedes Beschaffungsprozesses steht das Anforderungsprofil, das die benötigten Qualifikationen, Fähigkeiten und ggf. auch charakterlichen Eigenschaften des zukünftigen Mitarbeiters festhält. Das Profil ist die Basis für jegliche Stellenanzeigen, zudem ist es für den Erfolg der Personalberater und Zeitarbeitsunternehmen ausschlaggebend – denn wer jemanden finden möchte, muss zuerst wissen, wen er überhaupt sucht.

2. Stellenanzeige formulieren und veröffentlichen

Aus dem Anforderungsprofil wird die Stellenausschreibung formuliert und veröffentlicht. Die dann eingehenden Bewerbungen sind zu sichten und zu beurteilen.

3. Bewerbungsgespräche führen

In den Bewerbungsgesprächen lernt man die interessantesten Kandidaten kennen und stellt ihnen das Unternehmen vor. In dieser Phase versuchen HR-Verantwortliche herauszufinden, ob der Kandidat geeignet ist – zum Beispiel durch Gespräche, aber auch Probearbeitstage oder Einstellungstests.

4. Zu- oder Absage erteilen

Auf der Basis der Ergebnisse aus dem Auswahlprozess wird hinterher eine Entscheidung getroffen. Am Ende der Personalbeschaffung steht der Abschluss des Arbeitsvertrags. Nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses muss der neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, bis er als vollumfänglich qualifizierte Fach- und Führungskraft eingesetzt werden kann.

5. Analyse des Recruiting-Prozesses

Kein Prozess wäre abgeschlossen, wenn man ihn am Ende nicht beurteilen würde. Die Analyse ist ein nicht zu unterschätzender Bestandteil des ganzen Prozesses, denn nur so erfährt man, ob die derzeit eingesetzten Methoden und Strategien auch wirklich effektiv und zielführend sind. Hier können beispielsweise Eye Trackings eingesetzt werden, durch die sich die Effektivität von Stellenanzeigen oder Karriere-Websites prüfen lässt. Auch typische Recruiting-KPIs wie die Time to Fill sollten notiert und analysiert werden.
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So wichtig ist das Employer Branding

Insgesamt ist die Personalbeschaffung für Unternehmen keine leichte Aufgabe. Sie nimmt nicht nur viel Zeit und personelle Ressourcen ein – schließlich muss es jemanden geben, der nach potenziellen Bewerbern sucht –, sondern ist gerade in bestimmten Branchen erst nach langen, intensiven Suchen von Erfolg geprägt. Hierzu zählen Bereiche wie das Handwerk, die Pflege oder IT, in der Fachkräfte generell rar sind.

Um sich im Wettbewerb mit anderen Firmen durchzusetzen, muss man heutzutage unbedingt als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden. Dabei steht der sogenannte War for Talents für die Konkurrenz der Betriebe untereinander, wenn es um die besten Fach- und Führungskräfte geht. Gerade junge und gut ausgebildete Arbeitskräfte können sich ihren Arbeitgeber heute nahezu nach Belieben aussuchen. Deshalb ist ein durchdachtes Personalmarketing zur Vermarktung des Unternehmens so wichtig. Mit einem aussagekräftigen Employer Branding positionieren sich Betriebe am Markt und ziehen das Interesse potenzieller Arbeitskräfte auf sich. Wer das Marketing mit allen Instrumenten nutzt, wird in der Personalbeschaffung keine Probleme mehr haben und auch für junge Nachwuchskräfte attraktiv bleiben.
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Fotos: shutterstock/Aleksej Antonuk, Fotolia/momius, Koroll

Sascha Neter

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